आउटरीच ईमेल: ईमेल लिखने के लिए 11 युक्तियाँ जिनका लोग वास्तव में जवाब देते हैं

यदि आपके पास कोई व्यवसाय है या आप एक शुरू करने की योजना बना रहे हैं, तो आपके आला में लोगों तक पहुंचना अनिवार्य है। मार्केटिंग इसी तरह काम करती है और हर कोई करता है। लेकिन अगर नहीं मिल रहा है कोई भी उत्तर, आप शायद गलत आउटरीच ईमेल भेज रहे हैं।

हालांकि कोई बहुत विशिष्ट सूत्र नहीं है जो गारंटी देता है कि आपकी आउटरीच रणनीति सफल होगी, फिर भी आपको सगाई की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए कुछ अलिखित नियमों का पालन करने की आवश्यकता है।

हमारे उद्योग में लोगों को संबोधित करने के विभिन्न तरीकों के साथ आउटरीच करने और प्रयोग करने के वर्षों के बाद (और स्वयं कुछ आउटरीच ईमेल प्राप्त कर रहे हैं), हमने सफल आउटरीच ईमेल लिखने के बारे में कुछ कठिन सबक सीखे जिन्हें आज हम आपके साथ साझा करना चाहते हैं।

सीखना चाहते हैं कि वे सबक क्या हैं? लोगों का ध्यान आकर्षित करने वाले और उत्तर प्राप्त करने वाले बेहतर आउटरीच ईमेल लिखने का तरीका जानने के लिए पढ़ना जारी रखें।

चलो गोता लगाएँ!

उत्तर प्राप्त करने वाले आउटरीच ईमेल कैसे लिखें

अब जबकि हमने साझा कर दिया है कि आउटरीच ईमेल क्यों महत्वपूर्ण हैं, आइए ग्यारह उत्कृष्ट युक्तियों पर नज़र डालें जो आपको तत्काल परिणाम प्रदान करेंगी।

एक बहुत विशिष्ट प्रस्ताव साझा करें – सामान्य “सहयोग” नहीं

जब आप किसी साइट के साथ साझेदारी करना चाहते हैं, तो आपके पास एक योजना या कम से कम एक विचार होना चाहिए कि आप एक दूसरे को कैसे बढ़ावा दे सकते हैं।

वास्तव में, यह एक आउटरीच ईमेल भेजने की बात है – एक व्यावसायिक विचार प्रस्तुत करना जो आपके मन में पहले से है।

यदि आपके ईमेल में कोई सटीक भागीदारी योजना नहीं है (अर्थात् वर्णन करें कि आप साझेदारी कैसे करेंगे और क्यों), उत्तर पाने की संभावना न के बराबर है।

क्यों? क्योंकि यह प्राप्तकर्ता को काम पर रखता है, जिससे वे आपके इरादों के बारे में अधिक विवरण मांगने के लिए अतिरिक्त ईमेल भेजते हैं, जो कि ज्यादातर मामलों में नहीं होगा।

यह एक अस्पष्ट आउटरीच ईमेल का एक उदाहरण है:

ये अवसर क्या हैं? मुझे आपकी साइट के बारे में जानने में दिलचस्पी क्यों होनी चाहिए?

कोई भी अतिरिक्त काम नहीं करना चाहता, खासकर तब जब ऐसा कुछ भी नहीं है जो उनकी रुचि को प्रभावित करता हो। यदि आप अपने विचार को पेशेवर तरीके से शुरू करने में सक्षम नहीं हैं, तो कोई आपके साथ आगे-पीछे क्यों खेलेगा?

विशिष्ट रहें और अपना प्रस्ताव स्पष्ट रूप से बुलेट बिंदुओं, उदाहरणों और लाभों के साथ प्रस्तुत करें।

ऐसा प्रस्ताव बनाएं जिससे उन्हें भी लाभ हो

हालांकि यह करने के लिए स्पष्ट बात की तरह लग सकता है, मुझे अभी भी ईमेल मिल रहे हैं जहां लोग कुछ बड़ा मांगते हैं और बदले में, वे बस “ट्विटर पर अपना लेख साझा करें”. यह वास्तव में जीवन भर के अवसर की तरह लगता है – *नहीं*.

इसलिए यदि आपका ईमेल केवल आपके बारे में है और प्राप्तकर्ता को इस सौदे से कुछ भी लाभ नहीं होता है, तो इसे न भेजें। दूसरे को लाभ पहुँचाने से मेरा तात्पर्य तत्काल यातायात या धन से नहीं है, लेकिन यह कम से कम कुछ ऐसा होना चाहिए जो उन्हें दीर्घावधि में मदद करे।

उदाहरण के लिए, एक नई जगह में प्रवेश करने की संभावना और एक नए दर्शकों को लक्षित करना या एक परियोजना पर एक साथ काम करने का निमंत्रण।

बस अपने आउटरीच ईमेल को अपने बारे में ही न बनाएं। सौदे कमाओ, उनके लिए भीख मत मांगो।

प्रत्येक कंपनी के लिए अपना संदेश वैयक्तिकृत करें

साझेदारी योजना के साथ आना अपने आप में एक प्रकार का वैयक्तिकरण है, लेकिन आउटरीच ईमेल लिखते समय आप कुछ अन्य पहलुओं को भी ध्यान में रख सकते हैं:

👉 मत लिखो एक संदेश भेजें और इसे अपनी सूची की सभी कंपनियों को भेजें।

👉 आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, उसे आप कितनी अच्छी तरह जानते हैं, इसके आधार पर आपका संदेश बदल सकता है। आप उन लोगों के साथ सहज हो सकते हैं जिनसे आप पहले मिल चुके हैं या जिनके साथ आप सहयोग कर चुके हैं। आप वास्तव में उल्लेख कर सकते हैं “मैं एक्स हूं, हम पिछले साल वाई सम्मेलन में मिले थे, हमने मार्केटिंग और पिज्जा के बारे में बात की थी”.

👉 एक ही मैसेज का इस्तेमाल करना लेकिन एक लिंक और एक नाम बदलना वैयक्तिकृत के रूप में नहीं गिना जाता है. उदाहरण के लिए “मुझे एक्स के बारे में आपकी पोस्ट मिली और मुझे यह पसंद आया। बहुत उपयोगी टिप्स। क्या आप हमारे टूल को जोड़ने पर विचार करेंगे?”, जहाँ X वह पहला लेख है जो आप किसी के ब्लॉग में प्रवेश करने पर देखते हैं। यह निश्चित रूप से मौलिक नहीं है।

यह एक मानक, सामान्य संदेश का एक उदाहरण है:

👉मानक और अत्यधिक उपयोग की जाने वाली कॉर्पोरेट भाषा जैसे “आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पाता है” या “आपके उत्तर के लिए प्रतीक्षा कर रहे हैंं”.

वास्तव में, इस तरह सोचें: यदि कोई ऐसा वाक्य है जिसका आप उस व्यक्ति के साथ लाइव वार्तालाप में उपयोग नहीं करेंगे, तो इसे अपने आउटरीच ईमेल में भी उपयोग न करें।

किसी कंपनी के सामान्य संपर्क फ़ॉर्म का उपयोग न करने का प्रयास करें

यह आवश्यक रूप से पूर्ण विफलता नहीं है, लेकिन एक जोखिम है कि आपका संदेश कभी भी सही व्यक्ति तक नहीं पहुंचेगा। यदि कंपनी की कोई नीति है जो व्यावसायिक प्रस्तावों को स्वीकार नहीं करती है, तो समर्थन टीम बिना किसी दूसरे विचार के इसे बंद कर देगी।

यदि आपके पास कहने के लिए कुछ दिलचस्प है और आप सही व्यक्ति से उनके अपने ईमेल पते के माध्यम से संपर्क कर रहे हैं, तो वे आपके लिए एक अपवाद बना सकते हैं।

करना और भी अच्छा है सीधे किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क करें जिसे आप किसी कंपनी से जानते हों. वे आपका नाम याद रखेंगे और आपका ईमेल खोलेंगे। एक उत्तर, भले ही नकारात्मक हो, प्राप्त करने की संभावना अधिक होती है।

किसी ऐसे व्यक्ति को अपना प्रस्ताव भेजना, जो उस विभाग का हिस्सा है, जिससे आप संपर्क करना चाहते हैं, यह भी दर्शाता है कि आप इसके लिए पर्याप्त रूप से प्रेरित थे कंपनी के बारे में कम से कम शोध करें और आपने केवल पहले संपर्क फ़ॉर्म का ही उपयोग नहीं किया जो आपके काम आया।

शुक्रवार या सप्ताहांत पर आउटरीच ईमेल न भेजें

शुक्रवार या सप्ताहांत के दौरान आउटरीच ईमेल भेजने से आपके उत्तर पाने की संभावना कम हो जाएगी। शुक्रवार के दिन कोई भी व्यक्ति पढ़ने के मूड में नहीं होगा, जवाब देना तो दूर, व्यावसायिक प्रस्ताव भी। लोग बस अपना सप्ताह खत्म करना चाहते हैं और अन्य महत्वपूर्ण चीजें जो उनके एजेंडे में थीं, समाप्त करना चाहते हैं। तुम उनके हो सबसे कम महत्वपूर्ण काम।

उनमें से अधिकतर आपके ईमेल को आसानी से हटा देंगे, अन्य इसे अपने इनबॉक्स में रखेंगे यदि वे इसे अगले सप्ताह देखेंगे, जबकि अन्य इसे पढ़ेंगे लेकिन शायद जवाब नहीं देंगे क्योंकि यह शुक्रवार है और कोई भी शुक्रवार को सौदा शुरू नहीं करना चाहता है।

शनिवार और रविवार? वह चर्चा से बाहर है। लोगों का निजी जीवन भी होता है। जब अगला व्यावसायिक सप्ताह शुरू होता है, तो वे सबसे पहले आपका ईमेल नहीं करेंगे या जाँचेंगे, इसलिए यह आसानी से खो सकता है।

एक स्पष्ट, कार्रवाई योग्य ईमेल विषय पंक्ति लिखें

यह एक और महत्वपूर्ण पहलू है जिसे आप अक्सर अनदेखा कर देते हैं क्योंकि आप पिच पर बहुत अधिक केंद्रित होते हैं। लेकिन ईमेल का विषय वही है जो आपका प्राप्तकर्ता पहले देखता है।

यह कितना स्पष्ट और सारांशित है, इसके आधार पर, यह उन्हें आपके ईमेल को खोलने या इसे जाँचे बिना हटाने के लिए मना सकता है।

👉 फिर से करें नहीं बहुत औपचारिक, अस्पष्ट और कॉर्पोरेट-जैसा होना (उदाहरण के लिए “साझेदारी अनुरोध”).

👉 प्राप्तकर्ता के लिए अपनी विषय पंक्ति को पेचीदा और दिलचस्प बनाने की कोशिश करें। जब आप यह कहते हैं “मेरा लेख जांचें”, यह बहुत दिलचस्प नहीं है। मैं आपके लेख की जांच क्यों करूंगा?

इसके बजाय, जैसे कुछ का उपयोग करना “अपनी सामग्री को बेहतर बनाने के लिए एक विचार है” या “मेरे पास आपके काम के बारे में एक सवाल है” या “आपके नवीनतम टीवी स्केच पर प्रतिक्रिया” हो सकता है कि प्राप्तकर्ता जिज्ञासावश आपका ईमेल खोल दे।

यह एक विषय पंक्ति का एक उदाहरण है जो आपको अधिक जानने के लिए ईमेल खोलता है:

बढ़िया ईमेल विषय कैसे लिखें पर हमारी पोस्ट कुछ अच्छे सामान्य सर्वोत्तम अभ्यास प्रदान करती है।

फॉलो अप करें, लेकिन दो बार से ज्यादा नहीं

जब कोई पहली बार उत्तर नहीं देता है, तो हो सकता है कि वे आपके ईमेल से चूक गए हों या भूल गए हों। जब हम व्यस्त होते हैं तो यह हम सभी के साथ होता है।

आपके द्वारा पहली बार फ़ॉलो अप करने के बाद कुछ लोग उत्तर देते हैं क्योंकि उन्हें याद रहता है। कुछ अभी भी नहीं करते हैं। तो आप एक और फॉलो-अप भेजें जिसका परिणाम आपको वह उत्तर देना चाहिए जिसकी आप तलाश कर रहे थे, भले ही आपको कोई उत्तर मिले या नहीं। उत्तर न देना अपने आप में एक उत्तर है।

जब कोई दूसरे फॉलो-अप के बाद बिल्कुल भी जवाब नहीं देता है, तो दोबारा कोशिश करने का कोई मतलब नहीं है क्योंकि यहीं पर आप लोगों को परेशान करेंगे। आपके प्रस्ताव में उनकी रुचि की कमी स्पष्ट है, इसलिए इसे जारी रखें “आप मेरे प्रस्ताव के बारे में क्या सोचते हैं?” आपको सीधे स्पैम फोल्डर में डाल देगा।

एक विधि जो आपके दूसरे प्रयास में आपके सफल होने की संभावना को बढ़ा सकती है, प्राप्तकर्ता को कुछ अतिरिक्त पेशकश करना है जिसका आपने अपने प्रारंभिक ईमेल में उल्लेख नहीं किया है।

घिसे-पिटे टेम्प्लेट का उपयोग न करें

पिछले वर्षों के दौरान मुझे प्राप्त हुए सैकड़ों ईमेलों में से, एक ओर मैं उन ईमेलों को गिन सकता हूँ जो उन क्लासिक ईमेल टेम्पलेट्स में से एक का उपयोग नहीं कर रहे थे जिन्हें हम सभी अपने इनबॉक्स में देखते हैं।

जब मैं एक मानक टेम्पलेट का उपयोग करने वाले ईमेल के माध्यम से संक्षिप्त रूप से स्कैन करता हूं, तो मैं स्वचालित रूप से डिलीट हिट करता हूं क्योंकि मैं पैटर्न को पहचानता हूं। मुझे प्रस्ताव की परवाह भी नहीं है।

एक ही टेम्प्लेट को बार-बार भेजने का अर्थ है कि आप किसी विशिष्ट कंपनी को लक्षित नहीं कर रहे हैं। आप बस इस उम्मीद में दसियों ईमेल भेजते हैं कि कोई (जो कोई भी हो) अंततः जवाब देगा।

प्राप्तकर्ता नोटिस करते हैं कि वे दीवार में सिर्फ एक और ईंट हैं, इसलिए वे सतही सहयोग में निवेश करने की परवाह क्यों करेंगे?

किसी कंपनी से संपर्क करने का एक दिलचस्प तरीका यहां दिया गया है, जहां प्रेषक ने आंतरिक ईमेल अग्रेषित करके अपना परिचय दिया:

अपना परिचय दें और अपनी विशेषज्ञता दिखाएं

आपके द्वारा प्रस्तावित सभी आवश्यक विवरणों के साथ, आप कौन हैं और आपको क्या सलाह देते हैं, इसके बारे में कुछ पंक्तियाँ लिखें। अपने काम के कुछ उदाहरण दिखाएँ, लेकिन ज़्यादा लंबा न करें। एक पैराग्राफ और दो-से-तीन लिंक करेंगे।

आपकी नौकरी का शीर्षक जो भी हो, अपने पोर्टफोलियो के कुछ उदाहरणों से लिंक करें ताकि प्राप्तकर्ता आपके कार्य की गुणवत्ता का विश्लेषण कर सके।

बिक्री और विपणन की तरह ध्वनि मत करो

यदि आप अपने आउटरीच ईमेल का जवाब पाने की उम्मीद कर रहे हैं, तो उन सेल्समैन की तरह काम न करें जो लोगों को उत्पाद खरीदने के लिए मनाने की कोशिश करते हैं। यह वास्तव में ऐसा काम नहीं करता है।

एक सामान्य बातचीत शुरू करें, जहां आप बताते हैं कि आपको क्या चाहिए और दूसरे सौदे से क्या हासिल कर सकते हैं। जब आप बहुत अधिक धक्का दे रहे हों, तो किसी भी प्रतिक्रिया के बारे में भूल जाइए। अतिशयोक्ति करने से भी काम नहीं चलेगा।

जब आप किसी से संपर्क करते हैं, तो आप जितने अधिक मानवीय लगते हैं, आपके पास उत्तर देने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। कोई भी ऐसे व्यक्ति के साथ बातचीत शुरू नहीं करना चाहता जो रोबोट की तरह लिखता है और प्रभावित करने की कोशिश करता है। आप नकली ईमेल को दूर से ही पहचान सकते हैं।

जब आप इंसान हैं तो रोबोट की तरह आवाज क्यों करते हैं? एक ही समय में सम्मानजनक, लेकिन मैत्रीपूर्ण और स्वाभाविक रहें।

आउटरीच ईमेल भेजने से पहले दो बार जांच लें

आपको कितनी बार ऐसे ईमेल प्राप्त होते हैं जिनमें आपके नाम की वर्तनी गलत होती है या पता पूरी तरह से भिन्न व्यक्ति/कंपनी का होता है?

उस लेख के लिए प्रशंसा पाने के बारे में क्या जो आपने नहीं लिखा या एक प्रोजेक्ट जो आपका नहीं है?

यह एक तत्काल टर्न-ऑफ है। आपका बस एक ही काम था, मेरा नाम कॉपी-पेस्ट करना और सही कंपनी की वेबसाइट से लिंक करना, और आप असफल रहे। कौन किसी ऐसे व्यक्ति के साथ सहयोग करना चाहता है जो कम से कम इसे संभाल नहीं सकता?

बेहतर आउटरीच ईमेल लिखने में कुछ प्रयास करें

समय के साथ, यह स्वाभाविक रूप से आ जाएगा, लेकिन आपको पहले थोड़ा व्यायाम करने की आवश्यकता है। अपने दिमाग में सभी टेम्पलेट्स से छुटकारा पाएं और रचनात्मक बनें। शुरुआत करने वालों के लिए, यहां आपको क्या करना है:

• एक विशिष्ट साझेदारी योजना के साथ आएं
• एक सौदा प्रस्तावित करें जो प्राप्तकर्ताओं को लाभान्वित करे
• प्रत्येक कंपनी के लिए अपना संदेश वैयक्तिकृत करें
• सामान्य संपर्क फ़ॉर्म का उपयोग न करने का प्रयास करें
• शुक्रवार या सप्ताहांत पर आउटरीच ईमेल न भेजें
• एक स्पष्ट ईमेल विषय पंक्ति लिखें
• फॉलो अप करें, लेकिन दो बार से ज्यादा नहीं
• घिसे-पिटे टेम्प्लेट का उपयोग न करें
• अपना परिचय दें और अपने पोर्टफोलियो से लिंक करें
• बिक्री और विपणन की तरह ध्वनि मत करो
• ईमेल भेजने से पहले दो बार जांच लें

यदि आप विशेष रूप से अतिथि पोस्टों को सीमित करने के लिए आउटरीच ईमेल भेज रहे हैं, तो आप बेहतर अतिथि पोस्ट पिचों को लिखने के बारे में हमारी मार्गदर्शिका भी पढ़ना चाहेंगे।

आउटरीच ईमेल के बारे में आप क्या पसंद करते हैं या नफरत करते हैं? यदि आपके पास साझा करने लायक कोई उदाहरण या सुझाव हैं, तो नीचे टिप्पणी लिखने में संकोच न करें।