2023 में आज़माने के लिए 7 सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर टूल
दस्तावेज़ हर व्यवसाय के जीवन काल और दिन-प्रतिदिन के संचालन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। उन्हें ठीक से स्टोर और सुरक्षित रखना अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है। यह वह जगह है जहां कुछ बेहतरीन दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपके व्यवसाय के दस्तावेज़ वर्कफ़्लो को समझने में मदद करने के लिए काम में आ सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि इस प्रक्रिया में कुछ भी खो नहीं गया है।
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर (DMS) क्या है?
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर भौतिक फ़ाइलों को संग्रहीत करने की परेशानी को दूर करता है और इसके बजाय उन सभी को क्लाउड में ले जाता है। किसी दस्तावेज़ की तलाश में घंटों बिताना निराशाजनक हो सकता है, लेकिन बाद में पता चलता है कि वह मौजूद ही नहीं था। दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपको डिजिटल दस्तावेज़ों और पेपर रिकॉर्ड को आसानी से और आसानी से व्यवस्थित करने देता है।
यदि आपके पास ऐसा सॉफ़्टवेयर नहीं है जो आपके लिए काम कर रहा है, तो किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को पुनः प्राप्त करने में घंटों या दिन भी लग सकते हैं, जो आपकी पूरी टीम के लिए एक बड़ी बाधा हो सकती है।
सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर काम को तेज और सुचारू बना देगा। बाजार में कई विकल्प हैं, और यदि आप सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की तलाश कर रहे हैं, तो यह मार्गदर्शिका आपकी आवश्यकताओं के आधार पर सर्वोत्तम निर्णय लेने में आपकी सहायता करेगी।
अपने लिए सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें I
आपके व्यवसाय के लिए सही दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर चुनना मुश्किल है। अपने विकल्पों को शॉर्टलिस्ट करते समय हमेशा निम्न सुविधाओं पर नज़र रखें।
2023 में सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर
अब जब आप जानते हैं कि सर्वोत्तम दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर से वास्तव में कौन-सी सुविधाओं की अपेक्षा की जा सकती है, तो आइए वहाँ के सर्वोत्तम विकल्पों पर नज़र डालें।
1. माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट
Microsoft SharePoint शायद सबसे प्रसिद्ध ऐसे समाधानों में से एक है, और आज उपलब्ध सबसे व्यापक उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में से एक है। यह ऐसे टूल प्रदान करता है जो प्रत्येक व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुरूप हों। इसकी दस्तावेज़ प्रबंधन क्षमताओं के अलावा, आप अपने व्यवसाय के अपने “बुद्धिमान” इंट्रानेट के रूप में कार्य करने के लिए SharePoint का उपयोग कर सकते हैं। सभी उपकरणों के लिए एप्लिकेशन उपलब्ध हैं, और एक अच्छी साझाकरण सुविधा है जो सहज सहयोग प्रदान करती है। OneDrive का उपयोग करके, आप अपनी फ़ाइलों को क्लाउड और स्थानीय हार्ड ड्राइव के बीच भी सिंक कर सकते हैं।
⚙️ विशेषताएं:
- गतिविधि ट्रैकिंग
- कैलेंडर प्रबंधन
- अनुकूलन योग्य टेम्पलेट्स
- दस्तावेज़ प्रबंधन
- डेटा तुल्यकालन
- फ़ाइल साझा करना
- दस्तावेज़ टेम्पलेट्स
💵 मूल्य निर्धारण:
- योजना 1: 1TB संग्रहण के साथ $5/उपयोगकर्ता/माह
- योजना 2: $10/उपयोगकर्ता/माह
- ऑफिस 365 ई3: $20/उपयोगकर्ता/माह
2. बिट्रिक्स24
Bitrix24 एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जिसका उपयोग दुनिया भर में लाखों लोग करते हैं। यह ऑन-प्रिमाइसेस और क्लाउड में उपलब्ध है। सॉफ्टवेयर फाइल सिंक, मोबाइल एक्सेस, फाइल शेयरिंग, पर्सनल और कंपनी ड्राइव, मल्टी-यूजर एडिटिंग, ऑफलाइन एडिटिंग और बहुत कुछ की अनुमति देता है। यह 30 दिनों के नि:शुल्क परीक्षण के लिए उपलब्ध है।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- अभिगम नियंत्रण
- गतिविधि डैशबोर्ड और ट्रैकिंग
- अलर्ट / सूचनाएं
- दस्तावेज़ निर्माण और भंडारण
- दस्तावेज़ प्रबंधन
💵 मूल्य निर्धारण:
- क्लाउड बेसिक: $39/माह
- मानक: $79/माह
- पेशेवर: $159/माह
- 30-दिन का निःशुल्क परीक्षण उपलब्ध है
3. रुबेक्स
ईफाइल कैबिनेट द्वारा रूबेक्स एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो क्लाउड स्टोरेज और एक कुशल फ़ाइल साझाकरण समाधान प्रदान करता है। यह आपके व्यवसाय को पेपरलेस होने और फाइलों को कुशलतापूर्वक संभालने की अनुमति देगा। रूबेक्स छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए आदर्श है और आपको संगठन के भीतर दस्तावेज़ साझा करने और दस्तावेज़ प्रतिधारण स्थापित करने की अनुमति देगा। इसमें एक अच्छी खोज सुविधा, टेम्पलेट निर्माण, स्वचालित कार्यप्रवाह और फ़ाइल साझाकरण है।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- ई-फाइल कैबिनेट डीएम प्रणाली
- सुरक्षित फ़ाइल साझाकरण
- दो-कारक प्रमाणीकरण (2FA)
- अनुकूलित सुरक्षा सेटिंग्स
- अनुपालन उपकरण
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एकीकरण
- मोबाइल पहुंच
- लेखापरीक्षा
- वर्कफ़्लो स्वचालन
💵 मूल्य निर्धारण:
- शुरुआती: 25 जीबी स्टोरेज के लिए $15/उपयोगकर्ता/माह
- फ़ायदा: $30/उपयोगकर्ता/माह 1 टीबी स्टोरेज के साथ लेकिन तीन उपयोगकर्ताओं तक सीमित
- व्यवसाय: $55/उपयोगकर्ता/माह और 5 टीबी स्टोरेज
4. एम फ़ाइलें
एम-फाइल्स विभिन्न उद्योगों में छोटे और बड़े व्यवसायों के लिए आदर्श है। क्लाउड-आधारित, ऑन-प्रिमाइसेस सॉफ़्टवेयर में प्रमुख विशेषताएं शामिल हैं, जैसे ई-हस्ताक्षर क्षमताएं, अनुमति प्रबंधन, स्वचालित कार्यप्रवाह और ऑफ़लाइन पहुंच। इसमें एक सर्च इंजन भी है जो आपको दस्तावेजों को आसानी से खोजने की अनुमति देगा। आप टूल का उपयोग करके दस्तावेज़ टेक्स्ट भी खोज सकते हैं।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- अभिगम नियंत्रण/अनुमतियां
- अनुपालन ट्रैकिंग
- लेखापरीक्षा
- सहयोग उपकरण
- अनुकूलन योग्य टेम्पलेट्स
- सामग्री प्रबंधन
- दस्तावेज़ वर्गीकरण
- डिजिटल संपत्ति प्रबंधन
- दस्तावेज़ निर्माण
💵 मूल्य निर्धारण:
- मूल्य निर्धारण के लिए आपको एम-फाइल्स से संपर्क करने की आवश्यकता है और यह एक नि: शुल्क परीक्षण भी प्रदान करता है।
5. अभी साइन इन करें
साइननाउ एक ई-हस्ताक्षर समाधान प्रदान करता है जो आपको अपने डिवाइस पर अपने दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने, भेजने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह उच्च सुरक्षा प्रदान करता है और उपयोग करने में आसान है। यह आपको कई दस्तावेज़ों को एक पैकेज में समूहित करने और एक समय में कई लोगों को एक दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देता है। SignNow में ऑडिट ट्रेल भी शामिल है और यह क्लाउड-आधारित है।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- लेखापरीक्षा
- मोबाइल हस्ताक्षर कैप्चर
- अनुकूलन योग्य टेम्पलेट्स
- अनुस्मारक
- दस्तावेज़ विश्लेषण
- बहुदलीय हस्ताक्षर
- कार्य प्रगति ट्रैकिंग
💵 मूल्य निर्धारण:
- व्यवसाय: $8/उपयोगकर्ता/माह (वार्षिक भुगतान)
- बिजनेस प्रीमियम: $15/उपयोगकर्ता/माह (वार्षिक भुगतान)
- पेशेवर: $30/उपयोगकर्ता/माह (वार्षिक भुगतान)
6. मास्टर कंट्रोल
MasterControl एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली है जो उनके समाधान के भाग के रूप में दस्तावेज़ नियंत्रण सॉफ़्टवेयर भी प्रदान करती है। यह संभवतः आपकी पेपर-आधारित प्रक्रियाओं को समाप्त कर देगा। MasterControl उच्च लचीलापन प्रदान करता है और आपको एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करने की अनुमति देता है जो आपके व्यवसाय के लिए काम करती है। इसमें मॉड्यूल का एक सूट शामिल है।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- स्वचालित रूटिंग
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
- अनुपालन प्रबंधन
- अभिगम नियंत्रण
- संस्करण नियंत्रण
- दस्तावेज़ प्रतिधारण
- दस्तावेज़ रूपांतरण
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
- फ़ाइल प्रकार रूपांतरण
- पूरा पाठ खोजें
- दस्तावेज़ संग्रह
- संस्करण नियंत्रण
- अभिगम नियंत्रण / अनुमतियाँ
- दस्तावेज़ चेक-इन/चेक-आउट
- लेखापरीक्षा
💵 मूल्य निर्धारण:
- मूल्य निर्धारण के लिए मास्टरकंट्रोल से संपर्क करें
7. डॉक्यूवेयर
DocuWare एक बहुत ही शक्तिशाली सॉफ्टवेयर है जो आपके कागजी कार्रवाई को रूट करने में मदद करता है और इसे सही वर्कफ़्लोज़ पर इंगित करता है। आप लंबित कार्यों को ट्रैक कर सकते हैं और एक पल में रिकॉर्ड निकाल सकते हैं। यह सभी आकारों के व्यवसायों को पूरा करता है और 18 भाषाओं में उपलब्ध है। DocuWare ऑन-प्रिमाइसेस परिनियोजन और क्लाउड का समर्थन करता है। इसमें एक्सेस कंट्रोल, टेक्स्ट सर्च, डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट, ई-सिग्नेचर, ई-फॉर्म, फाइल रिकवरी आदि जैसी सुविधाएं शामिल हैं।
⚙️ मुख्य विशेषताएं:
- अभिगम नियंत्रण/अनुमतियां
- संग्रह और प्रतिधारण
- सहयोग उपकरण
- अनुकूलन योग्य टेम्पलेट्स
- दस्तावेज़ वर्गीकरण और प्रबंधन
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
- इलेक्ट्रॉनिक रूप
- पूरा पाठ खोजें
- फ़ाइल रिकवरी
💵 मूल्य निर्धारण:
मूल्य निर्धारण के लिए डॉक्यूवेयर से संपर्क करें; एक नि: शुल्क परीक्षण उपलब्ध है
सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर निष्कर्ष
जब यह मेरी सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की सूची की बात आती है। आपके द्वारा चुना जाने वाला सटीक टूल आपके व्यवसाय के आकार और प्रकार, और व्यवसाय द्वारा उत्पादित दस्तावेज़ों के प्रकार और मात्रा पर निर्भर करेगा।
इस सूची के कुछ समाधानों में अधिक उद्यम फोकस है (जैसे एम फ़ाइलें), जबकि अन्य बहुत ही सुलभ हैं और इन्हें जल्दी और सस्ते में शुरू किया जा सकता है (जैसे अभी साइन इन करें). फिर, वहाँ है माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंटजो कुछ समय के लिए बाजार में सोने का मानक रहा है।
