I 7 migliori strumenti software per la gestione dei documenti da provare nel 2023

Gennaio 8, 2023 KCCSB 0 commenti

I documenti svolgono un ruolo importante nella vita di ogni azienda e nelle operazioni quotidiane. È incredibilmente importante conservarli e proteggerli correttamente. È qui che possono entrare in gioco alcuni dei migliori software di gestione dei documenti per aiutarti a comprendere il flusso di lavoro dei documenti della tua azienda e assicurarti che nulla vada perso nel processo.

Che cos’è un software di gestione dei documenti (DMS)?

Il software di gestione dei documenti elimina il fastidio di archiviare i file fisici e li sposta invece tutti nel cloud. Potrebbe essere frustrante passare ore alla ricerca di un documento solo per rendersi conto in seguito che non esiste affatto. Il software di gestione dei documenti ti consente di organizzare documenti digitali e documenti cartacei in modo semplice e conveniente.

Se non disponi di un software del genere che funziona per te, potrebbero essere necessarie ore o addirittura giorni per recuperare un documento importante, il che può rappresentare un enorme ostacolo per l’intero team.

Il miglior software renderà il lavoro rapido e agevole. Esistono diverse opzioni sul mercato e, se stai cercando il miglior software di gestione dei documenti, questa guida ti aiuterà a prendere la decisione migliore in base alle tue esigenze.

Come scegliere il miglior software di gestione dei documenti per te

È difficile scegliere il giusto software di gestione dei documenti per la tua azienda. Tieni sempre d’occhio le seguenti funzionalità quando selezioni le tue opzioni.

Capacità di scansione:

Se si dispone di documenti in formato cartaceo, è necessario un DMS dotato di funzionalità di scansione. Ciò ti consentirà di ottenere tutti i documenti importanti nel tuo hub centrale. Considera anche la tecnologia utilizzata per la funzione di scansione. È utile disporre di una qualche forma di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) in modo da poter successivamente cercare tra tutte le scansioni.

Archiviazione e connettività:

È importante trovare un software di gestione dei documenti che fornisca un’adeguata archiviazione cloud per funzionare come hub centrale per caricare i file. Anche se i documenti non occupano molto spazio su disco, il tuo catalogo probabilmente crescerà molto più rapidamente di quanto ti aspetti e potresti presto trovarti a corto di spazio per aggiungere nuove cose. Qual è anche la chiave è come è possibile accedere ai tuoi documenti. Esistono alcuni sistemi che combinano l’accesso tramite browser e app separate, ma molti altri forniscono solo uno dei due.

Metadati e funzione di ricerca:

Il tuo sistema di gestione dei documenti dovrebbe avere una solida funzione di ricerca in modo da poter trovare facilmente qualsiasi documento. Non si tratta solo di guardare i nomi dei documenti, ma anche i metadati e il testo nelle scansioni. Il collegamento di documenti a progetti, persone e altri modi di organizzazione del lavoro è utile anche quotidianamente quando si lavora con il software.

Controlli della versione del documento:

Ogni software di gestione dei documenti di qualità dovrebbe avere il controllo della versione del documento. Si tratta di mantenere non solo la versione corrente – più recente – di un documento, ma anche tutte le sue versioni passate e un registro delle modifiche apportate al documento. È quindi possibile avere una panoramica completa di come il documento è progredito nel tempo.

Controlli di autorizzazione:

Il tuo DMS dovrebbe essere in grado di gestire le autorizzazioni nel sistema. Si tratta di mantenere l’integrità dei dati e garantire che i file non vengano eliminati o spostati accidentalmente.

Miglior software di gestione dei documenti nel 2023

Ora che sai esattamente quali funzionalità aspettarti dal miglior software di gestione dei documenti, diamo un’occhiata alle migliori opzioni disponibili.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint è probabilmente una delle soluzioni di questo tipo più conosciute e anche uno dei sistemi di gestione dei documenti aziendali più completi oggi disponibili. Offre strumenti che si adattano alle esigenze di ogni azienda. Oltre alle sue capacità di gestione dei documenti, puoi utilizzare SharePoint come intranet “intelligente” della tua azienda. Sono disponibili app per tutti i dispositivi e una buona funzionalità di condivisione che offre una collaborazione senza soluzione di continuità. Utilizzando OneDrive, puoi anche sincronizzare i tuoi file tra il cloud e i dischi rigidi locali.

⚙️ Caratteristiche:

Monitoraggio delle attività
Gestione del calendario
Modelli personalizzabili
Gestione documenti
Sincronizzazione dei dati
Condivisione di file
Modelli di documenti

💵 Prezzi:

Piano 1: $ 5/utente/mese con 1 TB di spazio di archiviazione
Piano 2: $ 10/utente/mese
Ufficio 365 E3: $ 20/utente/mese

2. Bitrix24

Bitrix24 è un software di gestione dei documenti utilizzato da milioni di persone in tutto il mondo. È disponibile on-premise e nel cloud. Il software consente la sincronizzazione dei file, l’accesso mobile, la condivisione di file, l’unità personale e aziendale, l’editing multiutente, l’editing offline e altro ancora. È disponibile per una prova gratuita di 30 giorni.

⚙️ Caratteristiche principali:

Controlli di accesso
Dashboard e monitoraggio delle attività
Avvisi/notifiche
Generazione e archiviazione dei documenti
Gestione documenti

💵 Prezzi:

Nuvola di base: $ 39/mese
Standard: $ 79/mese
Professionale: $ 159/mese
Prova gratuita di 30 giorni disponibile

3. Rubex

Rubex di eFile Cabinet è un software di gestione dei documenti che offre archiviazione nel cloud e un’efficiente soluzione di condivisione dei file. Consentirà alla tua azienda di eliminare la carta e gestire i file in modo efficiente. Rubex è ideale per le piccole e medie imprese e ti consentirà di condividere documenti all’interno dell’organizzazione e anche di impostare la conservazione dei documenti. Ha una buona funzione di ricerca, creazione di modelli, flussi di lavoro automatizzati e condivisione di file.

⚙️ Caratteristiche principali:

Sistema eFile Cabinet DM
Condivisione sicura dei file
Autenticazione a due fattori (2FA)
Impostazioni di sicurezza personalizzate
Strumenti di conformità
Integrazione Microsoft Office
Accesso mobile
Pista di controllo
Automazione del flusso di lavoro

💵 Prezzi:

Principiante: $ 15/utente/mese per 25 GB di spazio di archiviazione
Vantaggio: $ 30/utente/mese con 1 TB di spazio di archiviazione ma limitato a tre utenti
Affare: $ 55/utente/mese e 5 TB di spazio di archiviazione

4. M-Files

M-Files è ideale per piccole e grandi imprese di diversi settori. Il software on-premise basato su cloud include funzionalità chiave, come funzionalità di firma elettronica, gestione delle autorizzazioni, flussi di lavoro automatizzati e accesso offline. Ha anche un motore di ricerca che ti permetterà di cercare facilmente i documenti. Puoi anche cercare il testo del documento usando lo strumento.

⚙️ Caratteristiche principali:

Controlli di accesso/autorizzazioni
Monitoraggio della conformità
Pista di controllo
Strumenti di collaborazione
Modelli personalizzabili
Gestione dei contenuti
Classificazione dei documenti
Gestione delle risorse digitali
Generazione di documenti

💵 Prezzi:

Devi contattare M-Files per i prezzi e offre anche una prova gratuita.

5. Firma ora

SignNow offre una soluzione di firma elettronica che ti consente di firmare, inviare e gestire i tuoi documenti sul tuo dispositivo. Offre un’elevata sicurezza ed è semplice da usare. Ti consente di raggruppare più documenti in un unico pacchetto e inviare un documento a più persone alla volta. SignNow include anche un audit trail ed è basato su cloud.

⚙️ Caratteristiche principali:

Pista di controllo
Acquisizione della firma mobile
Modelli personalizzabili
Promemoria
Analisi dei documenti
Firma multipartitica
Monitoraggio dell’avanzamento delle attività

💵 Prezzi:

Affare: $ 8/utente/mese (pagato annualmente)
Premio aziendale: $ 15/utente/mese (pagato annualmente)
Professionale: $ 30/utente/mese (pagato annualmente)

6. Master Control

MasterControl è un sistema di gestione della qualità che offre anche un software di controllo dei documenti come parte della loro soluzione. Questo probabilmente metterà fine ai tuoi processi basati su carta. MasterControl offre un’elevata flessibilità e ti consente di implementare un sistema di gestione dei documenti che funziona per la tua azienda. Include una suite di moduli.

⚙️ Caratteristiche principali:

Instradamento automatizzato
Firma elettronica
Gestione della conformità
Controlli di accesso
Controllo della versione
Conservazione dei documenti
Conversione di documenti
Firma elettronica
Conversione del tipo di file
Ricerca full-text
Archiviazione documenti
Controllo della versione
Controlli di accesso/autorizzazioni
Documento check-in/check-out
Pista di controllo

💵 Prezzi:

Contatta MasterControl per i prezzi

7. Docuware

DocuWare è un software molto potente che ti aiuta a indirizzare i tuoi documenti e indirizzarli ai flussi di lavoro giusti. Puoi tenere traccia delle attività in sospeso e richiamare i record in un istante. Si rivolge ad aziende di tutte le dimensioni ed è disponibile in 18 lingue. DocuWare supporta la distribuzione locale e il cloud. Include funzionalità come il controllo degli accessi, la ricerca di testo, la gestione dei documenti, la firma elettronica, i moduli elettronici, il recupero dei file e altro ancora.

⚙️ Caratteristiche principali:

Controlli di accesso/autorizzazioni
Archiviazione e conservazione
Strumenti di collaborazione
Modelli personalizzabili
Classificazione e gestione dei documenti
Firma elettronica
Moduli elettronici
Ricerca full-text
Recupero file

💵 Prezzi:

Contattare DocuWare per i prezzi; è disponibile una prova gratuita

Conclusione sul miglior software di gestione dei documenti

Questo è tutto quando si tratta della mia lista dei migliori software di gestione dei documenti. Lo strumento esatto che dovresti scegliere dipenderà dalle dimensioni e dal tipo della tua attività e dai tipi e dal volume di documenti che l’azienda produce.

Alcune delle soluzioni in questo elenco hanno un focus più aziendale (come M-Files), mentre altri sono molto accessibili e possono essere avviati in modo rapido ed economico (come Firma ora). Poi, c’è il Microsoft SharePointche è stato il gold standard sul mercato per un po’ di tempo.