2023 жылы қолданып көруге болатын құжатты басқарудың ең жақсы 7 бағдарламалық құралы

Құжаттар әрбір кәсіпорынның қызмет ету мерзімінде және күнделікті қызметінде маңызды рөл атқарады. Оларды дұрыс сақтау және қорғау өте маңызды. Дәл осы жерде бизнесіңіздің құжат айналымын түсінуге және процесте ешнәрсенің жоғалып кетпеуіне көз жеткізуге көмектесетін ең жақсы құжат басқару бағдарламалық құралы жұмыс істей алады.

Құжаттарды басқару бағдарламалық құралы (ҚҚБ) дегеніміз не?

Құжатты басқару бағдарламалық құралы физикалық файлдарды сақтау қиындықтарын жояды және оның орнына олардың барлығын бұлтқа жылжытады. Құжаттың мүлдем жоқ екенін кейінірек түсіну үшін сағаттап іздеу ренжітуі мүмкін. Құжаттарды басқару бағдарламалық құралы сандық құжаттар мен қағаз жазбаларын оңай және ыңғайлы ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

Егер сізде осындай бағдарламалық құрал жұмыс істемесе, маңызды құжатты алу үшін бірнеше сағат немесе тіпті күн қажет болуы мүмкін, бұл бүкіл командаңыз үшін үлкен кедергі болуы мүмкін.

Ең жақсы бағдарламалық құрал жұмысты жылдам әрі тегіс етеді. Нарықта бірнеше нұсқалар бар және сіз құжатты басқарудың ең жақсы бағдарламалық құралын іздесеңіз, бұл нұсқаулық қажеттіліктеріңізге негізделген ең жақсы шешім қабылдауға көмектеседі.

Сіз үшін ең жақсы құжат басқару бағдарламалық құралын қалай таңдауға болады

Сіздің бизнесіңіз үшін құжатты басқарудың дұрыс бағдарламалық құралын таңдау қиын. Опцияларыңызды қысқаша тізімге енгізген кезде әрқашан келесі мүмкіндіктерге назар аударыңыз.

2023 жылғы құжатты басқарудың ең жақсы бағдарламалық құралы

Енді сіз құжатты басқарудың ең жақсы бағдарламалық құралынан қандай мүмкіндіктерді күтуге болатынын нақты білетін болсаңыз, онда ең жақсы нұсқаларды қарастырайық.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, бәлкім, ондағы ең танымал шешімдердің бірі, сонымен қатар бүгінгі күні қол жетімді ең кең ауқымды корпоративтік құжаттарды басқару жүйелерінің бірі. Ол әрбір бизнестің қажеттіліктеріне сәйкес келетін құралдарды ұсынады. Құжаттарды басқару мүмкіндіктерінен бөлек, SharePoint бағдарламасын бизнесіңіздің жеке «интеллектуалды» интранеті ретінде қызмет ету үшін пайдалануға болады. Барлық құрылғылар үшін қолжетімді қолданбалар және үздіксіз ынтымақтастықты ұсынатын жақсы бөлісу мүмкіндігі бар. OneDrive көмегімен файлдарды бұлт пен жергілікті қатты дискілер арасында синхрондауға болады.

⚙️ Ерекшеліктер:

• Әрекетті қадағалау
• Күнтізбені басқару
• Реттелетін үлгілер
• Құжаттарды басқару
• Деректерді синхрондау
• Файлды ортақ пайдалану
• Құжат үлгілері

💵 Бағасы:

• 1-жоспар: 1 ТБ жады бар пайдаланушыға айына $5
• 2-жоспар: $10/пайдаланушы/ай
• Office 365 E3: $20/пайдаланушы/ай

2. Bitrix24

Bitrix24 – дүние жүзіндегі миллиондаған адамдар қолданатын құжат басқару бағдарламалық құралы. Ол жергілікті және бұлтта қол жетімді. Бағдарлама файлдарды синхрондауға, мобильді қатынасқа, файлдарды ортақ пайдалануға, жеке және компаниялық дискіге, көп пайдаланушыларды өңдеуге, желіден тыс өңдеуге және т.б. мүмкіндік береді. Ол 30 күндік тегін сынақ нұсқасына қол жетімді.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• Қол жеткізуді басқару элементтері
• Әрекетті бақылау тақтасы және бақылау
• Ескертулер/хабарландырулар
• Құжаттарды қалыптастыру және сақтау
• Құжаттарды басқару

💵 Бағасы:

• Cloud Basic: $39/ай
• Стандартты: $79/ай
• Кәсіби: $159/ай
• 30 күндік тегін сынақ нұсқасы қолжетімді

3. Рубекс

Rubex by eFile Cabinet — бұлттық сақтауды және файлдарды ортақ пайдаланудың тиімді шешімін ұсынатын құжатты басқару бағдарламалық құралы. Бұл сіздің бизнесіңізге қағазсыз жүруге және файлдарды тиімді өңдеуге мүмкіндік береді. Rubex шағын және орта бизнес үшін өте қолайлы және ұйым ішінде құжаттарды ортақ пайдалануға, сондай-ақ құжаттарды сақтауды орнатуға мүмкіндік береді. Оның жақсы іздеу мүмкіндігі, үлгі жасау, автоматтандырылған жұмыс процестері және файлдарды ортақ пайдалану мүмкіндігі бар.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• eFile Cabinet DM жүйесі
• Қауіпсіз файлды ортақ пайдалану
• Екі факторлы аутентификация (2FA)
• Теңшелген қауіпсіздік параметрлері
• Сәйкестік құралдары
• Microsoft Office интеграциясы
• Ұялы байланыс
• Аудит ізі
• Жұмыс процесін автоматтандыру

💵 Бағасы:

• Бастаушы: 25 ГБ жады үшін $15/пайдаланушы/ай
• Артықшылығы: 1 ТБ жады бар пайдаланушыға айына $30, бірақ үш пайдаланушымен шектеледі
• Бизнес: Пайдаланушы/айына $55 және 5 ТБ жад

4. M-файлдар

M-Files әртүрлі салалардағы шағын және ірі бизнес үшін өте қолайлы. Бұлтқа негізделген, жергілікті бағдарламалық құрал электрондық қолтаңба мүмкіндіктері, рұқсаттарды басқару, автоматтандырылған жұмыс процестері және желіден тыс кіру сияқты негізгі мүмкіндіктерді қамтиды. Сондай-ақ құжаттарды оңай іздеуге мүмкіндік беретін іздеу жүйесі бар. Құралды пайдаланып құжат мәтінін іздеуге де болады.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• Қол жеткізуді басқару элементтері/рұқсаттары
• Сәйкестікті қадағалау
• Аудит ізі
• Ынтымақтастық құралдары
• Реттелетін үлгілер
• Мазмұнды басқару
• Құжаттардың классификациясы
• Сандық активтерді басқару
• Құжатты құру

💵 Бағасы:

• Бағаны анықтау үшін M-Files компаниясына хабарласуыңыз керек, сонымен қатар ол тегін сынақ нұсқасын ұсынады.

5. Қазір қол қойыңыз

SignNow құрылғыдағы құжаттарға қол қоюға, жіберуге және басқаруға мүмкіндік беретін электрондық қолтаңба шешімін ұсынады. Ол жоғары қауіпсіздікті ұсынады және пайдалану оңай. Ол бірнеше құжаттарды бір бумаға топтастыруға және бір құжатты бір уақытта бірнеше адамға жіберуге мүмкіндік береді. SignNow сонымен қатар аудит ізін қамтиды және бұлтқа негізделген.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• Аудит ізі
• Мобильді қолтаңбаны түсіру
• Реттелетін үлгілер
• Еске салғыштар
• Құжаттарды талдау
• Көп партиялы қол қою
• Тапсырманың орындалу барысын бақылау

💵 Бағасы:

• Бизнес: $8/пайдаланушы/ай (жыл сайын төленеді)
• Business Premium: $15/пайдаланушы/ай (жыл сайын төленеді)
• Кәсіби: $30/пайдаланушы/ай (жыл сайын төленеді)

6. MasterControl

MasterControl – бұл шешімнің бөлігі ретінде құжаттарды бақылау бағдарламалық құралын ұсынатын сапа менеджменті жүйесі. Бұл сіздің қағазға негізделген процестеріңізді тоқтатуы мүмкін. MasterControl жоғары икемділікті ұсынады және сіздің бизнесіңіз үшін жұмыс істейтін құжат айналымы жүйесін енгізуге мүмкіндік береді. Ол модульдер жиынтығын қамтиды.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• Автоматтандырылған маршруттау
• Электрондық қолтаңба
• Сәйкестікті басқару
• Қол жеткізуді басқару элементтері
• Нұсқаны басқару
• Құжатты сақтау
• Құжатты түрлендіру
• Электрондық қолтаңба
• Файл түрін түрлендіру
• Толық мәтінді іздеу
• Құжаттарды мұрағаттау
• Нұсқаны басқару
• Қатынасты басқару элементтері/рұқсаттары
• Құжаттарды тіркеу/шығу
• Аудит ізі

💵 Бағасы:

• Бағаны анықтау үшін MasterControl компаниясына хабарласыңыз

7. DocuWare

DocuWare – құжат жұмысыңызды бағыттауға және оны дұрыс жұмыс үрдістеріне бағыттауға көмектесетін өте қуатты бағдарламалық құрал. Күтудегі тапсырмаларды қадағалап, жазбаларды лезде шығаруға болады. Ол барлық көлемдегі бизнеске қызмет көрсетеді және 18 тілде қол жетімді. DocuWare жергілікті орналастыруды және бұлтты қолдайды. Ол қол жеткізуді басқару, мәтінді іздеу, құжаттарды басқару, электрондық қолтаңба, электрондық пішіндер, файлдарды қалпына келтіру және т.б. сияқты мүмкіндіктерді қамтиды.

⚙️ Негізгі мүмкіндіктер:

• Қол жеткізуді басқару элементтері/рұқсаттары
• Мұрағаттау және сақтау
• Ынтымақтастық құралдары
• Реттелетін үлгілер
• Құжаттарды жіктеу және басқару
• Электрондық қолтаңба
• Электрондық формалар
• Толық мәтінді іздеу
• Файлды қалпына келтіру

💵 Бағасы:

Бағаны анықтау үшін DocuWare компаниясына хабарласыңыз; тегін сынақ нұсқасы бар

Құжатты басқарудың ең жақсы бағдарламалық құралы туралы қорытынды

Осы тізімдегі кейбір шешімдер кәсіпорынға көбірек бағытталған (мысалы M-файлдар), ал басқалары өте қолжетімді және оларды тез әрі арзан бастауға болады (мысалы Қазір қол қойыңыз). Сосын, бар Microsoft SharePointол нарықта біраз уақыттан бері алтын стандарт болды.