7 najlepszych narzędzi programowych do zarządzania dokumentami do wypróbowania w 2023 r

Dokumenty odgrywają ważną rolę w życiu i codziennej działalności każdej firmy. Niezwykle ważne jest, aby odpowiednio je przechowywać i chronić. W tym miejscu do gry mogą wejść niektóre z najlepszych programów do zarządzania dokumentami, które pomogą Ci zrozumieć obieg dokumentów w Twojej firmie i upewnić się, że nic nie zostanie utracone w procesie.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS)?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami eliminuje problemy z przechowywaniem fizycznych plików i zamiast tego przenosi je wszystkie do chmury. Spędzanie godzin na szukaniu dokumentu, by później zdać sobie sprawę, że w ogóle go nie było, może być frustrujące. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe i wygodne organizowanie dokumentów cyfrowych i dokumentów papierowych.

Jeśli nie masz działającego takiego oprogramowania, odzyskanie ważnego dokumentu może zająć godziny, a nawet dni, co może być ogromną przeszkodą dla całego zespołu.

Najlepsze oprogramowanie sprawi, że praca będzie szybka i płynna. Na rynku dostępnych jest kilka opcji, a jeśli szukasz najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami, ten przewodnik pomoże Ci podjąć najlepszą decyzję w oparciu o Twoje potrzeby.

Jak wybrać najlepsze dla siebie oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Trudno jest wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla swojej firmy. Podczas sporządzania krótkiej listy opcji zawsze zwracaj uwagę na następujące funkcje.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami w 2023 roku

Teraz, gdy już dokładnie wiesz, jakich funkcji można oczekiwać od najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami, przyjrzyjmy się najlepszym dostępnym opcjom.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint jest prawdopodobnie jednym z najbardziej znanych rozwiązań tego typu, a także jednym z najbardziej wszechstronnych dostępnych obecnie systemów zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Oferuje narzędzia dopasowane do potrzeb każdego biznesu. Oprócz możliwości zarządzania dokumentami, SharePoint może służyć jako „inteligentny” intranet Twojej firmy. Dostępne są aplikacje na wszystkie urządzenia i dobra funkcja udostępniania, która zapewnia bezproblemową współpracę. Korzystając z OneDrive, możesz także synchronizować swoje pliki między chmurą a lokalnymi dyskami twardymi.

⚙️ Funkcje:

• Śledzenie aktywności
• Zarządzanie kalendarzem
• Konfigurowalne szablony
• Zarządzanie dokumentami
• Synchronizacja danych
• Udostępnianie plików
• Szablony dokumentów

💵 Ceny:

• Plan 1: 5 USD/użytkownik/miesiąc z 1 TB przestrzeni dyskowej
• Plan 2: 10 USD/użytkownik/miesiąc
• Office 365 E3: 20 USD/użytkownik/miesiąc

2. Bitrix24

Bitrix24 to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, z którego korzystają miliony ludzi na całym świecie. Jest dostępny on-premise i w chmurze. Oprogramowanie umożliwia synchronizację plików, dostęp mobilny, udostępnianie plików, dysk osobisty i firmowy, edycję wielu użytkowników, edycję offline i nie tylko. Jest dostępny w bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.

⚙️ Kluczowe cechy:

• Kontrola dostępu
• Pulpit nawigacyjny i śledzenie aktywności
• Alerty/powiadomienia
• Generowanie i przechowywanie dokumentów
• Zarządzanie dokumentami

💵 Ceny:

• Chmura podstawowa: 39 USD/mies
• Standard: 79 $ / mies
• Profesjonalny: 159 $ / mies
• Dostępny 30-dniowy bezpłatny okres próbny

3. Rubex

Rubex firmy eFile Cabinet to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które oferuje przechowywanie w chmurze i wydajne rozwiązanie do udostępniania plików. Umożliwi Twojej firmie eliminację papieru i wydajną obsługę plików. Rubex jest idealny dla małych i średnich firm i umożliwia udostępnianie dokumentów w organizacji, a także konfigurowanie przechowywania dokumentów. Ma dobrą funkcję wyszukiwania, tworzenia szablonów, zautomatyzowanych przepływów pracy i udostępniania plików.

⚙️ Kluczowe cechy:

• System eFile Cabinet DM
• Bezpieczne udostępnianie plików
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
• Dostosowane ustawienia zabezpieczeń
• Narzędzia zgodności
• Integracja Microsoft Office
• Dostęp mobilny
• Ścieżka audytu
• Automatyzacja przepływu pracy

💵 Ceny:

• Początkujący: 15 USD/użytkownika/miesiąc za 25 GB przestrzeni dyskowej
• Korzyść: 30 USD/użytkownik/miesiąc z 1 TB przestrzeni dyskowej, ale z ograniczeniem do trzech użytkowników
• Biznes: 55 USD/użytkownika/miesiąc i 5 TB przestrzeni dyskowej

4. Pliki M

M-Files jest idealnym rozwiązaniem dla małych i dużych firm z różnych branż. Oparte na chmurze oprogramowanie lokalne obejmuje kluczowe funkcje, takie jak możliwości podpisu elektronicznego, zarządzanie uprawnieniami, zautomatyzowane przepływy pracy i dostęp w trybie offline. Posiada również wyszukiwarkę, która pozwoli Ci łatwo wyszukać dokumenty. Możesz także przeszukiwać tekst dokumentu za pomocą narzędzia.

⚙️ Kluczowe cechy:

• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Śledzenie zgodności
• Ścieżka audytu
• Narzędzia współpracy
• Konfigurowalne szablony
• Zarządzanie zawartością
• Klasyfikacja dokumentów
• Zarządzanie zasobami cyfrowymi
• Generowanie dokumentów

💵 Ceny:

• Musisz skontaktować się z M-Files w celu wyceny, a także oferuje bezpłatną wersję próbną.

5. Podpisz teraz

SignNow oferuje rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które umożliwia podpisywanie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami na urządzeniu. Zapewnia wysokie bezpieczeństwo i jest prosty w użyciu. Umożliwia grupowanie wielu dokumentów w jedną paczkę i wysyłanie jednego dokumentu do kilku osób jednocześnie. SignNow obejmuje również ścieżkę audytu i działa w chmurze.

⚙️ Kluczowe cechy:

• Ścieżka audytu
• Przechwytywanie podpisu mobilnego
• Konfigurowalne szablony
• Przypomnienia
• Analityka dokumentów
• Podpisywanie wielostronne
• Śledzenie postępu zadania

💵 Ceny:

• Biznes: 8 USD/użytkownika/miesiąc (płatne rocznie)
• Premia biznesowa: 15 USD/użytkownik/miesiąc (płatne rocznie)
• Profesjonalny: 30 USD/użytkownik/miesiąc (płatne rocznie)

6. MasterControl

MasterControl to system zarządzania jakością, który w ramach swojego rozwiązania oferuje również oprogramowanie do kontroli dokumentów. To prawdopodobnie położy kres twoim procesom opartym na papierze. MasterControl oferuje dużą elastyczność i pozwala na wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który sprawdzi się w Twojej firmie. Zawiera zestaw modułów.

⚙️ Kluczowe cechy:

• Automatyczne wyznaczanie tras
• Podpis elektroniczny
• Zarządzanie zgodnością
• Kontrola dostępu
• Kontrola wersji
• Przechowywanie dokumentów
• Konwersja dokumentów
• Podpis elektroniczny
• Konwersja typu pliku
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Archiwizacja dokumentów
• Kontrola wersji
• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Wjazd/wyjazd dokumentu
• Ścieżka audytu

💵 Ceny:

• Skontaktuj się z firmą MasterControl w sprawie cen

7. DocuWare

DocuWare to bardzo wydajne oprogramowanie, które pomaga kierować dokumentami i kierować je do właściwych przepływów pracy. Możesz śledzić oczekujące zadania i pobierać rekordy w jednej chwili. Jest przeznaczony dla firm każdej wielkości i jest dostępny w 18 językach. DocuWare obsługuje wdrażanie lokalne i chmurę. Obejmuje funkcje takie jak kontrola dostępu, wyszukiwanie tekstu, zarządzanie dokumentami, podpis elektroniczny, formularze elektroniczne, odzyskiwanie plików i wiele innych.

⚙️ Kluczowe cechy:

• Kontrola dostępu/uprawnienia
• Archiwizacja i przechowywanie
• Narzędzia współpracy
• Konfigurowalne szablony
• Klasyfikacja i zarządzanie dokumentami
• Podpis elektroniczny
• Formularze elektroniczne
• Wyszukiwanie pełnotekstowe
• Odzyskiwanie plików

💵 Ceny:

Skontaktuj się z DocuWare w sprawie cen; dostępna jest bezpłatna wersja próbna

Wniosek dotyczący najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami

Niektóre rozwiązania z tej listy są bardziej ukierunkowane na przedsiębiorstwa (np Pliki M), podczas gdy inne są bardzo przystępne i można od nich zacząć szybko i tanio (np Podpisz teraz). Potem jest Microsoft SharePointktóry od jakiegoś czasu jest złotym standardem na rynku.