7 melhores ferramentas de software de gerenciamento de documentos para experimentar em 2023

Janeiro 8, 2023 KCCSB 0 Comments

Os documentos desempenham um papel importante na vida útil de todas as empresas e nas operações diárias. É extremamente importante armazená-los e protegê-los adequadamente. É aqui que alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos podem entrar em ação para ajudá-lo a entender o fluxo de trabalho de documentos da sua empresa e garantir que nada seja perdido no processo.

O que é software de gerenciamento de documentos (DMS)?

O software de gerenciamento de documentos elimina o incômodo de armazenar arquivos físicos e, em vez disso, move todos eles para a nuvem. Pode ser frustrante passar horas procurando um documento e depois perceber que ele não existe. O software de gerenciamento de documentos permite que você organize documentos digitais e registros em papel de maneira fácil e conveniente.

Se você não tiver um software como esse trabalhando para você, pode levar horas ou até dias para recuperar um documento importante, o que pode ser um grande obstáculo para toda a sua equipe.

O melhor software tornará o trabalho rápido e tranquilo. Existem várias opções no mercado, e se você está procurando o melhor software de gestão de documentos, este guia irá ajudá-lo a tomar a melhor decisão de acordo com suas necessidades.

Como escolher o melhor software de gerenciamento de documentos para você

É complicado escolher o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio. Sempre fique atento aos seguintes recursos ao selecionar suas opções.

Capacidades de digitalização:

Se você tiver documentos em formato de papel, precisará de um DMS com recursos de digitalização. Isso permitirá que você obtenha todos os documentos importantes em seu hub central. Considere também a tecnologia usada para a função de escaneamento. É útil ter alguma forma de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para que você possa pesquisar posteriormente em todas as suas digitalizações.

Armazenamento e conectividade:

É importante encontrar um software de gerenciamento de documentos que forneça armazenamento em nuvem adequado para funcionar como o hub central para carregar seus arquivos. Mesmo que os documentos não consumam muito espaço em disco, seu catálogo provavelmente crescerá muito mais rápido do que o esperado e você poderá ficar sem espaço para adicionar novos itens. O que também é fundamental é Como as seus documentos podem ser acessados. Existem alguns sistemas que misturam acesso ao navegador e aplicativos separados, mas muitos outros fornecem apenas um dos dois.

Metadados e função de pesquisa:

Seu sistema de gerenciamento de documentos deve ter uma função de pesquisa robusta para que você possa encontrar facilmente qualquer documento. Não se trata apenas de olhar para os nomes dos documentos, mas também para os metadados e o texto nas digitalizações. Vincular documentos a projetos, pessoas e outras formas de organização do trabalho também é útil no dia a dia ao trabalhar com o software.

Controles de versão do documento:

Todo software de gerenciamento de documentos de qualidade deve ter controle de versão do documento. Trata-se de manter não apenas a versão atual – mais recente – de um documento, mas também todas as suas versões anteriores e um registro das modificações realizadas no documento. Você pode então ter uma visão geral completa de como o documento progrediu com o tempo.

Controles de permissão:

Seu DMS deve ser capaz de gerenciar permissões no sistema. Trata-se de manter a integridade dos dados e garantir que os arquivos não sejam excluídos ou movidos acidentalmente.

Melhor software de gerenciamento de documentos em 2023

Agora que você sabe exatamente quais recursos esperar do melhor software de gerenciamento de documentos, vamos ver as melhores opções disponíveis.

1. Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint é provavelmente uma das soluções desse tipo mais conhecidas e também um dos sistemas de gerenciamento de documentos corporativos mais abrangentes disponíveis atualmente. Oferece ferramentas que atendem às necessidades de cada negócio. Além de seus recursos de gerenciamento de documentos, você pode usar o SharePoint para atuar como a intranet “inteligente” de sua empresa. Existem aplicativos disponíveis para todos os dispositivos e um bom recurso de compartilhamento que oferece colaboração perfeita. Usando o OneDrive, você também pode sincronizar seus arquivos entre a nuvem e os discos rígidos locais.

⚙️ Características:

Rastreamento de atividades
gerenciamento de calendário
Modelos personalizáveis
Gerenciamento de documento
sincronização de dados
Compartilhamento de arquivos
Modelos de documento

💵 Preços:

Plano 1: US$ 5/usuário/mês com armazenamento de 1 TB
Plano 2: US$ 10/usuário/mês
Office 365 E3: US$ 20/usuário/mês

2. Bitrix24

Bitrix24 é um software de gerenciamento de documentos usado por milhões em todo o mundo. Está disponível no local e na nuvem. O software permite sincronização de arquivos, acesso móvel, compartilhamento de arquivos, unidade pessoal e empresarial, edição multiusuário, edição offline e muito mais. Ele está disponível para uma avaliação gratuita de 30 dias.

⚙️ Principais recursos:

Controles de acesso
Painel de atividades e rastreamento
Alertas/notificações
Geração e armazenamento de documentos
Gerenciamento de documento

💵 Preços:

Básico da nuvem: $ 39/mês
Padrão: US$ 79/mês
Profissional: $ 159/mês
Teste gratuito de 30 dias disponível

3. rubex

Rubex da eFile Cabinet é um software de gerenciamento de documentos que oferece armazenamento em nuvem e uma solução eficiente de compartilhamento de arquivos. Isso permitirá que sua empresa fique sem papel e lide com arquivos com eficiência. Rubex é ideal para pequenas e médias empresas e permitirá que você compartilhe documentos dentro da organização e também configure a retenção de documentos. Possui um bom recurso de pesquisa, criação de modelos, fluxos de trabalho automatizados e compartilhamento de arquivos.

⚙️ Principais recursos:

eFile Cabinet sistema DM
Compartilhamento seguro de arquivos
Autenticação de dois fatores (2FA)
Configurações de segurança personalizadas
Ferramentas de conformidade
Integração com o Microsoft Office
Acesso móvel
trilha de auditoria
Automação do fluxo de trabalho

💵 Preços:

Principiante: US$ 15/usuário/mês para 25 GB de armazenamento
Vantagem: US$ 30/usuário/mês com armazenamento de 1 TB, mas limitado a três usuários
O negócio: US$ 55/usuário/mês e 5 TB de armazenamento

4. M-Arquivos

O M-Files é ideal para pequenas e grandes empresas em diferentes setores. O software local baseado em nuvem inclui recursos importantes, como recursos de assinatura eletrônica, gerenciamento de permissão, fluxos de trabalho automatizados e acesso offline. Ele também possui um mecanismo de pesquisa que permitirá que você pesquise documentos facilmente. Você também pode pesquisar o texto do documento usando a ferramenta.

⚙️ Principais recursos:

Controles/permissões de acesso
Rastreamento de conformidade
trilha de auditoria
Ferramentas de colaboração
Modelos personalizáveis
Gerenciamento de conteúdo
Classificação de documentos
Gerenciamento de ativos digitais
geração de documentos

💵 Preços:

Você precisa entrar em contato com o M-Files para obter preços e também oferece uma avaliação gratuita.

5. Assine Agora

SignNow oferece uma solução de assinatura eletrônica que permite assinar, enviar e gerenciar seus documentos em seu dispositivo. Oferece alta segurança e é simples de usar. Ele permite que você agrupe vários documentos em um único pacote e envie um documento para várias pessoas ao mesmo tempo. O SignNow também inclui uma trilha de auditoria e é baseado em nuvem.

⚙️ Principais recursos:

trilha de auditoria
Captura de assinatura móvel
Modelos personalizáveis
Lembretes
Análise de documentos
Assinatura multipartidária
Rastreamento do progresso da tarefa

💵 Preços:

O negócio: US$ 8/usuário/mês (pago anualmente)
Premium empresarial: US$ 15/usuário/mês (pago anualmente)
Profissional: US$ 30/usuário/mês (pago anualmente)

6. Controle máximo

MasterControl é um sistema de gestão de qualidade que também oferece software de controle de documentos como parte de sua solução. Isso provavelmente acabará com seus processos baseados em papel. O MasterControl oferece alta flexibilidade e permite implementar um sistema de gestão documental adequado ao seu negócio. Inclui um conjunto de módulos.

⚙️ Principais recursos:

Roteamento automatizado
Assinatura Eletrônica
gerenciamento de conformidade
Controles de acesso
Controle de versão
Retenção de documentos
Conversão de documentos
Assinatura Eletrônica
Conversão de tipo de arquivo
Pesquisa de texto completo
arquivamento de documentos
Controle de versão
Controles de acesso/permissões
Check-in/check-out de documentos
trilha de auditoria

💵 Preços:

Entre em contato com a MasterControl para obter preços

7. DocuWareName

O DocuWare é um software muito poderoso que ajuda a encaminhar sua papelada e apontá-la para os fluxos de trabalho corretos. Você pode rastrear tarefas pendentes e obter registros em um instante. Ele atende a empresas de todos os tamanhos e está disponível em 18 idiomas. O DocuWare oferece suporte à implantação local e na nuvem. Inclui recursos como controle de acesso, pesquisa de texto, gerenciamento de documentos, assinatura eletrônica, formulários eletrônicos, recuperação de arquivos e muito mais.

⚙️ Principais recursos:

Controles/permissões de acesso
Arquivamento e retenção
Ferramentas de colaboração
Modelos personalizáveis
Classificação e gerenciamento de documentos
Assinatura Eletrônica
Formulários eletrônicos
Pesquisa de texto completo
Recuperação de arquivos

💵 Preços:

Entre em contato com a DocuWare para obter preços; há uma avaliação gratuita disponível

Conclusão sobre o melhor software de gerenciamento de documentos

É isso quando se trata da minha lista do melhor software de gerenciamento de documentos. A ferramenta exata que você deve escolher dependerá do tamanho e tipo do seu negócio e dos tipos e volume de documentos que o negócio produz.

Algumas das soluções desta lista têm um foco mais empresarial (como M-Arquivos), enquanto outros são muito acessíveis e podem ser iniciados de forma rápida e barata (como Assine Agora). Então, há o Microsoft SharePointque já é o padrão ouro no mercado há algum tempo.