2023 Yılında Deneyebileceğiniz En İyi 7 Doküman Yönetim Yazılımı Aracı

Belgeler, her işletmenin ömründe ve günlük operasyonlarında önemli bir rol oynar. Bunları uygun şekilde saklamak ve korumak inanılmaz derecede önemlidir. İşletmenizin belge iş akışını kavramanıza ve süreçte hiçbir şeyin kaybolmadığından emin olmanıza yardımcı olmak için en iyi belge yönetimi yazılımlarından bazılarının devreye girebileceği yer burasıdır.

Doküman yönetim yazılımı (DMS) nedir?

Doküman yönetimi yazılımı, fiziksel dosyaları saklama zahmetini ortadan kaldırır ve bunun yerine hepsini buluta taşır. Bir belgeyi aramak için saatler harcamak ve daha sonra bunun hiç var olmadığını anlamak sinir bozucu olabilir. Doküman yönetimi yazılımı, dijital dokümanları ve kağıt kayıtları kolay ve rahat bir şekilde düzenlemenizi sağlar.

Sizin için çalışan böyle bir yazılımınız yoksa, önemli bir belgeyi almak saatler hatta günler alabilir, bu da tüm ekibiniz için büyük bir engel olabilir.

En iyi yazılım, işi hızlı ve sorunsuz hale getirecektir. Piyasada birçok seçenek vardır ve en iyi belge yönetimi yazılımını arıyorsanız, bu kılavuz ihtiyaçlarınıza göre en iyi kararı vermenize yardımcı olacaktır.

Sizin için en iyi belge yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?

İşletmeniz için doğru belge yönetimi yazılımını seçmek zordur. Seçeneklerinizi kısa listeye alırken her zaman aşağıdaki özelliklere dikkat edin.

2023’ün en iyi belge yönetimi yazılımı

Artık en iyi belge yönetimi yazılımından tam olarak hangi özellikleri bekleyeceğinizi bildiğinize göre, mevcut en iyi seçeneklere bakalım.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint muhtemelen bu türdeki en iyi bilinen çözümlerden biridir ve aynı zamanda günümüzde mevcut olan en kapsamlı kurumsal belge yönetim sistemlerinden biridir. Her işletmenin ihtiyaçlarına uygun araçlar sunar. Belge yönetimi özelliklerinin yanı sıra, işletmenizin kendi “akıllı” intraneti olarak hizmet vermesi için SharePoint’i kullanabilirsiniz. Tüm cihazlar için kullanılabilen uygulamalar ve sorunsuz işbirliği sunan iyi bir paylaşım özelliği vardır. OneDrive’ı kullanarak dosyalarınızı bulut ve yerel sabit sürücüler arasında da eşitleyebilirsiniz.

⚙️ Özellikler:

• Etkinlik takibi
• Takvim yönetimi
• özelleştirilebilir şablonlar
• Doküman yönetimi
• veri senkronizasyonu
• Dosya paylaşımı
• Belge şablonları

💵 Fiyatlandırma:

• Plan 1: 5 USD/kullanıcı/ay, 1 TB depolama ile
• Plan 2: 10 ABD doları/kullanıcı/ay
• Office 365 E3: $20/kullanıcı/ay

2. Bitrix24

Bitrix24, dünya çapında milyonlarca kişi tarafından kullanılan bir belge yönetim yazılımıdır. Yerinde ve bulutta kullanılabilir. Yazılım, dosya senkronizasyonu, mobil erişim, dosya paylaşımı, kişisel ve şirket sürücüsü, çok kullanıcılı düzenleme, çevrimdışı düzenleme ve daha fazlasını sağlar. 30 günlük ücretsiz deneme için kullanılabilir.

⚙️ Temel özellikler:

• Erişim kontrolleri
• Etkinlik panosu ve izleme
• Uyarılar/bildirimler
• Belge oluşturma ve depolama
• Doküman yönetimi

💵 Fiyatlandırma:

• Bulut Temel: 39 $/ay
• Standart: 79 $/ay
• Profesyonel: 159 $/ay
• 30 günlük ücretsiz deneme mevcut

3. Rubex

Rubex by eFile Cabinet, bulut depolama ve verimli bir dosya paylaşım çözümü sunan bir belge yönetim yazılımıdır. İşletmenizin kağıtsız çalışmasına ve dosyaları verimli bir şekilde işlemesine olanak tanır. Rubex, küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir ve kuruluş içinde belgeleri paylaşmanıza ve ayrıca belge saklamayı ayarlamanıza olanak tanır. İyi bir arama özelliği, şablon oluşturma, otomatik iş akışları ve dosya paylaşımına sahiptir.

⚙️ Temel özellikler:

• eDosya Dolabı DM sistemi
• Güvenli dosya paylaşımı
• İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA)
• Özelleştirilmiş güvenlik ayarları
• Uyumluluk araçları
• Microsoft Office entegrasyonu
• Mobil erişim
• Denetim izi
• İş akışı otomasyonu

💵 Fiyatlandırma:

• Acemi: 25 GB depolama için kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
• avantaj: 30 ABD Doları/kullanıcı/ay, 1 TB depolama alanıyla ancak üç kullanıcıyla sınırlı
• İşletme: 55 USD/kullanıcı/ay ve 5 TB depolama alanı

4. M Dosyaları

M-Files, farklı sektörlerdeki küçük ve büyük işletmeler için idealdir. Bulut tabanlı şirket içi yazılım, e-imza yetenekleri, izin yönetimi, otomatikleştirilmiş iş akışları ve çevrimdışı erişim gibi temel özellikleri içerir. Ayrıca belgeleri kolayca aramanıza izin verecek bir arama motoruna sahiptir. Aracı kullanarak belge metnini de arayabilirsiniz.

⚙️ Temel özellikler:

• Erişim denetimleri/izinleri
• Uyumluluk takibi
• Denetim izi
• Işbirliği araçları
• özelleştirilebilir şablonlar
• İçerik yönetimi
• Belge sınıflandırması
• dijital varlık yönetimi
• Belge oluşturma

💵 Fiyatlandırma:

• Fiyatlandırma için M-Files ile iletişime geçmeniz gerekir ve ayrıca ücretsiz bir deneme sunar.

5. Şimdi imzala

SignNow, cihazınızdaki belgelerinizi imzalamanıza, göndermenize ve yönetmenize olanak tanıyan bir e-imza çözümü sunar. Yüksek güvenlik sunar ve kullanımı basittir. Birden çok belgeyi tek bir pakette gruplandırmanıza ve bir belgeyi aynı anda birkaç kişiye göndermenize olanak tanır. SignNow ayrıca bir denetim izi içerir ve bulut tabanlıdır.

⚙️ Temel özellikler:

• Denetim izi
• Mobil imza yakalama
• özelleştirilebilir şablonlar
• Hatırlatıcılar
• Belge analitiği
• Çok taraflı imzalama
• Görev ilerleme takibi

💵 Fiyatlandırma:

• İşletme: $8/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)
• İş Primi: 15 ABD doları/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)
• Profesyonel: 30 $/kullanıcı/ay (yıllık olarak ödenir)

6. Ana kontrol

MasterControl, çözümlerinin bir parçası olarak belge kontrol yazılımı da sunan bir kalite yönetim sistemidir. Bu muhtemelen kağıt tabanlı işlemlerinize bir son verecektir. MasterControl, yüksek esneklik sunar ve işletmeniz için çalışan bir belge yönetim sistemi uygulamanıza izin verir. Bir modül paketi içerir.

⚙️ Temel özellikler:

• otomatik yönlendirme
• Elektronik İmza
• Uyumluluk yönetimi
• Erişim kontrolleri
• Sürüm kontrolü
• Belge saklama
• Belge dönüştürme
• Elektronik İmza
• Dosya türü dönüştürme
• tam metin arama
• Belge arşivleme
• Sürüm kontrolü
• Erişim Denetimleri/izinleri
• Belge giriş/çıkış
• Denetim izi

💵 Fiyatlandırma:

• Fiyatlandırma için MasterControl ile iletişime geçin

7. DocuWare

DocuWare, evrak işlerinizi yönlendirmenize ve doğru iş akışlarına yönlendirmenize yardımcı olan çok güçlü bir yazılımdır. Bekleyen görevleri takip edebilir ve kayıtları anında alabilirsiniz. Her büyüklükteki işletmeye hitap eder ve 18 dilde mevcuttur. DocuWare şirket içi dağıtımı ve bulutu destekler. Erişim kontrolü, metin arama, belge yönetimi, e-imza, e-formlar, dosya kurtarma ve daha fazlası gibi özellikleri içerir.

⚙️ Temel özellikler:

• Erişim denetimleri/izinleri
• Arşivleme ve saklama
• Işbirliği araçları
• özelleştirilebilir şablonlar
• Doküman sınıflandırması ve yönetimi
• Elektronik İmza
• Elektronik formlar
• tam metin arama
• Dosya Kurtarma

💵 Fiyatlandırma:

Fiyatlandırma için DocuWare ile iletişime geçin; ücretsiz deneme var

En iyi belge yönetimi yazılımı hakkında sonuç

Bu listedeki çözümlerden bazıları daha kurumsal bir odağa sahiptir (örneğin, M Dosyaları), diğerleri ise çok cana yakındır ve hızlı ve ucuz bir şekilde başlatılabilir (örneğin Şimdi imzala). Sonra, işte Microsoft SharePointbir süredir piyasada altın standart olan .