2023 yilda sinab ko’rish uchun 7 ta eng yaxshi hujjat boshqaruvi dasturiy vositalari

Yanvar 8, 2023 KCCSB 0 Comments

Hujjatlar har bir korxona hayoti va kundalik faoliyatida muhim rol o’ynaydi. Ularni to’g’ri saqlash va himoya qilish juda muhimdir. Bu yerda sizga biznesingizning hujjat ish jarayonini tushunishga va jarayonda hech narsa yo‘qolmasligiga ishonch hosil qilish uchun eng yaxshi hujjat boshqaruv dasturlari ishga tushishi mumkin.

Hujjatlarni boshqarish dasturi (DMS) nima?

Hujjatlarni boshqarish dasturi jismoniy fayllarni saqlash bilan bog’liq qiyinchiliklarni bartaraf qiladi va ularning barchasini bulutga o’tkazadi. Hujjat umuman yo‘qligini anglab yetib, bir necha soatlab biror hujjatni izlash asabiylashishi mumkin. Hujjatlarni boshqarish dasturi raqamli hujjatlar va qog’oz yozuvlarni oson va qulay tarzda tartibga solish imkonini beradi.

Agar sizda bunday dastur bo’lmasa, muhim hujjatni olish uchun bir necha soat yoki hatto kunlar ketishi mumkin, bu esa butun jamoangiz uchun katta to’siq bo’lishi mumkin.

Eng yaxshi dasturiy ta’minot ishni tez va silliq qiladi. Bozorda bir nechta variant mavjud va agar siz eng yaxshi hujjat boshqaruv dasturini izlayotgan bo’lsangiz, ushbu qo’llanma sizning ehtiyojlaringizdan kelib chiqqan holda eng yaxshi qarorni qabul qilishingizga yordam beradi.

Siz uchun eng yaxshi hujjat boshqaruv dasturini qanday tanlash mumkin

Sizning biznesingiz uchun to’g’ri hujjat boshqaruv dasturini tanlash qiyin. Variantlaringizni roʻyxatga kiritishda har doim quyidagi xususiyatlarga eʼtibor bering.

Skanerlash imkoniyatlari:

Agar sizda qog’oz formatdagi hujjatlar bo’lsa, skanerlash qobiliyatiga ega bo’lgan DMS kerak. Bu sizga barcha muhim hujjatlarni markaziy markazingizga olish imkonini beradi. Skanerlash funktsiyasi uchun ishlatiladigan texnologiyani ham ko’rib chiqing. Keyinchalik barcha skanerlaringizni qidirishingiz uchun optik belgilarni aniqlashning (OCR) ba’zi shakllariga ega bo’lish foydalidir.

Saqlash va ulanish:

Fayllaringizni yuklash uchun markaziy markaz sifatida ishlashi uchun etarli bulutli saqlashni ta’minlaydigan hujjat boshqaruvi dasturini topish muhimdir. Hujjatlar disk maydonini eng ko’p talab qilmasa ham, katalogingiz siz kutganingizdan tezroq o’sib boradi va tez orada yangi narsalarni qo’shish uchun bo’sh joy qolmasligini ko’rishingiz mumkin. Bundan tashqari, asosiy narsa Qanaqasiga hujjatlaringizga kirish mumkin. Brauzerga kirish va alohida ilovalarni aralashtiradigan ba’zi tizimlar mavjud, biroq boshqalari faqat ikkitasidan faqat bittasini ta’minlaydi.

Metadata va qidiruv funksiyasi:

Hujjatlarni boshqarish tizimingizda har qanday hujjatni osongina topishingiz uchun ishonchli qidiruv funksiyasi bo’lishi kerak. Bu nafaqat hujjat nomlariga, balki skanerlashda metama’lumotlarga va matnga ham qarashga tegishli. Hujjatlarni loyihalar, odamlar va ishni tashkil etishning boshqa usullari bilan bog’lash dasturiy ta’minot bilan ishlashda ham foydalidir.

Hujjat versiyasini boshqarish:

Har bir sifatli hujjat boshqaruv dasturi hujjat versiyasini boshqarishga ega bo’lishi kerak. Bu hujjatning nafaqat joriy – eng so’nggi versiyasini, balki uning barcha oldingi versiyalarini va hujjatga kiritilgan o’zgartirishlar yozuvini saqlash haqida. Keyin hujjatning vaqt o’tishi bilan qanday rivojlanganligi haqida to’liq ma’lumotga ega bo’lishingiz mumkin.

Ruxsat nazorati:

Sizning DMS tizimdagi ruxsatlarni boshqarishi kerak. Bu ma’lumotlar yaxlitligini saqlash va fayllar tasodifan o’chirilmasligi yoki ko’chirilmasligini ta’minlash haqida.

2023 yilda eng yaxshi hujjat boshqaruv dasturi

Hujjatlarni boshqarishning eng yaxshi dasturiy ta’minotidan qanday xususiyatlarni kutish kerakligini aniq bilganingizdan so’ng, keling, u erda eng yaxshi variantlarni ko’rib chiqaylik.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, ehtimol u erdagi eng mashhur bunday echimlardan biri va bugungi kunda mavjud bo’lgan eng keng qamrovli korporativ hujjat boshqaruv tizimlaridan biri. U har bir biznes ehtiyojlariga mos keladigan vositalarni taklif etadi. Hujjatlarni boshqarish imkoniyatlaridan tashqari siz SharePoint-dan biznesingizning shaxsiy “aqlli” intraneti sifatida xizmat qilish uchun foydalanishingiz mumkin. Barcha qurilmalar uchun mavjud ilovalar va uzluksiz hamkorlikni taklif qiluvchi yaxshi almashish xususiyati mavjud. OneDrive-dan foydalanib, fayllaringizni bulutli va mahalliy qattiq disklar o’rtasida ham sinxronlashtirishingiz mumkin.

⚙️ Xususiyatlari:

Faoliyatni kuzatish
Kalendar boshqaruvi
Moslashtirilgan shablonlar
Hujjatlarni boshqarish
Ma’lumotlarni sinxronlashtirish
Fayl almashish
Hujjat shablonlar

💵 Narxi:

1-reja: 1TB xotira bilan foydalanuvchiga oyiga $5
2-reja: $10/foydalanuvchi/oy
Office 365 E3: $20/foydalanuvchi/oy

2. Bitrix24

Bitrix24 – bu butun dunyo bo’ylab millionlab odamlar tomonidan foydalaniladigan hujjat boshqaruv dasturi. U mahalliy va bulutda mavjud. Dastur fayllarni sinxronlashtirish, mobil foydalanish, fayllarni almashish, shaxsiy va kompaniya haydovchisi, ko’p foydalanuvchilarni tahrirlash, oflayn tahrirlash va boshqalarga imkon beradi. U 30 kunlik bepul sinov uchun mavjud.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

Kirish boshqaruvlari
Faoliyat boshqaruv paneli va kuzatish
Ogohlantirishlar / bildirishnomalar
Hujjatlarni yaratish va saqlash
Hujjatlarni boshqarish

💵 Narx:

Cloud Basic: $39/oy
Standart: $79/oy
Professional: $159/oy
30 kunlik bepul sinov muddati mavjud

3. Rubeks

Rubex by eFile Cabinet bulutli saqlash va fayl almashishning samarali yechimini taklif qiluvchi hujjat boshqaruv dasturidir. Bu sizning biznesingizga qog’ozsiz ishlashga va fayllarni samarali boshqarishga imkon beradi. Rubex kichik va o’rta biznes uchun juda mos keladi va sizga tashkilot ichida hujjatlarni almashish va hujjatlarni saqlashni sozlash imkonini beradi. Unda yaxshi qidiruv funksiyasi, shablon yaratish, avtomatlashtirilgan ish jarayonlari va fayl almashish mavjud.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

eFile Cabinet DM tizimi
Xavfsiz fayl almashish
Ikki faktorli autentifikatsiya (2FA)
Moslashtirilgan xavfsizlik sozlamalari
Muvofiqlik vositalari
Microsoft Office integratsiyasi
Mobil kirish
Audit izi
Ish jarayonini avtomatlashtirish

💵 Narxi:

Boshlovchi: 25 GB saqlash uchun $15/foydalanuvchi/oy
Afzallik: $30/foydalanuvchi/oy 1 TB xotira bilan, lekin uchta foydalanuvchi bilan cheklangan
Biznes: Oyiga $55 foydalanuvchi va 5 TB xotira

4. M-fayllar

M-Files turli sohalardagi kichik va yirik biznes uchun ideal. Bulutga asoslangan, mahalliy dasturiy ta’minot elektron imzo imkoniyatlari, ruxsatlarni boshqarish, avtomatlashtirilgan ish oqimlari va oflayn kirish kabi asosiy xususiyatlarni o’z ichiga oladi. Shuningdek, u hujjatlarni osongina qidirish imkonini beruvchi qidiruv tizimiga ega. Asbob yordamida hujjat matnini ham qidirishingiz mumkin.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

Kirish boshqaruvlari/ruxsatlari
Muvofiqlikni kuzatish
Audit izi
Hamkorlik vositalari
Moslashtirilgan shablonlar
Kontentni boshqarish
Hujjatlarni tasniflash
Raqamli aktivlarni boshqarish
Hujjat yaratish

💵 Narxi:

Narxlar uchun M-Files bilan bog’lanishingiz kerak va u bepul sinov muddatini ham taklif qiladi.

5. Sign Now

SignNow qurilmangizdagi hujjatlarni imzolash, yuborish va boshqarish imkonini beruvchi elektron imzo yechimini taklif etadi. U yuqori darajadagi xavfsizlikni ta’minlaydi va ulardan foydalanish oson. Bu sizga bir nechta hujjatlarni bitta paketga guruhlash va bir vaqtning o’zida bir nechta odamga bitta hujjatni yuborish imkonini beradi. SignNow shuningdek, audit tekshiruvini o’z ichiga oladi va bulutga asoslangan.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

Audit izi
Mobil imzo olish
Moslashtirilgan shablonlar
Eslatmalar
Hujjatlarni tahlil qilish
Ko’p partiyali imzolash
Vazifaning bajarilishini kuzatish

💵 Narxi:

Biznes: $8/foydalanuvchi/oy (har yili to’lanadi)
Business Premium: $15/foydalanuvchi/oy (har yili to’lanadi)
Professional: $30/foydalanuvchi/oy (har yili to’lanadi)

6. MasterControl

MasterControl – bu sifat menejmenti tizimi bo’lib, u o’z yechimining bir qismi sifatida hujjatlarni nazorat qilish dasturlarini ham taklif qiladi. Bu sizning qog’ozga asoslangan jarayonlaringizga chek qo’yishi mumkin. MasterControl yuqori moslashuvchanlikni taklif etadi va sizning biznesingiz uchun ishlaydigan hujjat boshqaruv tizimini joriy qilish imkonini beradi. U modullar to’plamini o’z ichiga oladi.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

Avtomatlashtirilgan marshrutlash
Elektron imzo
Muvofiqlikni boshqarish
Kirish boshqaruvlari
Versiya nazorati
Hujjatni saqlash
Hujjatni konvertatsiya qilish
Elektron imzo
Fayl turini konvertatsiya qilish
To’liq matnli qidiruv
Hujjatlarni arxivlash
Versiya nazorati
Kirish boshqaruvlari/ruxsatlari
Hujjatlarni ro’yxatdan o’tkazish/chiqish
Audit izi

💵 Narxi:

Narxlar uchun MasterControl bilan bog’laning

7. DocuWare

DocuWare juda kuchli dastur bo’lib, u hujjatlarni yo’naltirishga va uni to’g’ri ish oqimlariga yo’naltirishga yordam beradi. Siz kutilayotgan vazifalarni kuzatishingiz va bir zumda yozuvlarni olishingiz mumkin. U barcha o’lchamdagi korxonalarga xizmat qiladi va 18 tilda mavjud. DocuWare mahalliy joylashtirish va bulutni qo‘llab-quvvatlaydi. U kirishni boshqarish, matn qidirish, hujjatlarni boshqarish, elektron imzo, elektron shakllar, fayllarni tiklash va boshqalarni o’z ichiga oladi.

⚙️ Asosiy xususiyatlar:

Kirish boshqaruvlari/ruxsatlari
Arxivlash va saqlash
Hamkorlik vositalari
Moslashtirilgan shablonlar
Hujjatlarni tasniflash va boshqarish
Elektron imzo
Elektron shakllar
To’liq matnli qidiruv
Faylni tiklash

💵 Narxi:

Narxlar uchun DocuWare bilan bog’laning; bepul sinov versiyasi mavjud

Hujjatlarni boshqarish bo’yicha eng yaxshi dasturiy ta’minot bo’yicha xulosa

Hujjatlarni boshqarish bo’yicha eng yaxshi dasturiy ta’minot ro’yxati haqida gap ketganda. Siz tanlashingiz kerak bo’lgan aniq vosita sizning biznesingiz hajmi va turiga, biznes ishlab chiqaradigan hujjatlar turlari va hajmiga bog’liq bo’ladi.

Ushbu ro’yxatdagi ba’zi echimlar ko’proq korxonaga qaratilgan (masalan M-fayllar), boshqalari esa juda qulay va ularni tez va arzonroq boshlash mumkin (masalan Sign Now). Keyin, bor Microsoft SharePointbu bozorda bir muncha vaqt oltin standart bo’lib kelgan.